Słownik HR: definicje i pojęcia od A do Z

Podstawy HR ATS (system śledzenia kandydatów) ATS (system śledzenia kandydatów) to oprogramowanie do zarządzania rekrutacją - publikowania ogłoszeń, zbierania aplikacji i prowadzenia kandydatów przez etapy rozmów - i jest czymś innym niż podstawowy HR, który zarządza ludźmi już zatrudnionymi. Podstawy HR ATS vs HRIS ATS (system śledzenia kandydatów) zarządza rekrutacją - ogłoszeniami, aplikacjami i etapami rozmów - a HRIS zarządza ludźmi, których już zatrudniasz - aktami, urlopami i wynagrodzeniami; rozwiązują różne problemy i często są osobnymi narzędziami.

Urlopy Bank holiday (brytyjski dzień wolny) Bank holiday to święto państwowe, w które banki i większość firm są zamknięte; terminu używa się głównie w Wielkiej Brytanii i Irlandii, a dni te są ustalane ogólnokrajowo lub regionalnie. Wynagrodzenia Benchmarking wynagrodzeń Benchmarking wynagrodzeń to porównywanie tego, ile firma płaci za daną rolę, z danymi rynkowymi dla podobnych ról, żeby sprawdzić, czy płace są konkurencyjne i spójne.

Ceny Całkowity koszt posiadania (TCO) Całkowity koszt posiadania (TCO) oprogramowania HR to pełny wieloletni koszt narzędzia - subskrypcja, skalowanie od pracownika, opłaty za setup lub wdrożenie, płatne dodatki i czas administracji - a nie sama cena z naklejki. Ceny Cena za pracownika (PEPM) Wycena za pracownika miesięcznie (PEPM) nalicza opłatę za oprogramowanie HR według zatrudnienia, więc rachunek rośnie z każdą rekrutacją, a moduły dodatkowe są często liczone na wierzchu. Urlopy Czas wolny za nadgodziny (TOIL) Czas wolny za nadgodziny (TOIL) to płatne wolne przyznawane pracownikowi za dodatkowo przepracowane godziny, zamiast wypłaty za nadgodziny.

Podstawy HR Dziennik zdarzeń HR Dziennik zdarzeń HR to odporny na manipulacje zapis tego, kto co zmienił i kiedy w całym systemie - edycje akt, wynagrodzeń i akceptacje urlopów - używany dla rozliczalności i zgodności z przepisami.

Podstawy HR Employer of Record (EOR) Employer of Record (EOR) to zewnętrzna firma, która formalnie zatrudnia pracowników w imieniu klienta w kraju, gdzie klient nie ma lokalnego podmiotu, i obsługuje lokalny payroll, podatki i zgodność z przepisami. Urlopy Ewidencja zwolnień chorobowych Ewidencja zwolnień chorobowych rejestruje nieobecności z powodu choroby osobno od urlopu wypoczynkowego, żeby salda, wzorce i ustawowe zasady wynagrodzenia chorobowego były obsłużone poprawnie.

Podstawy HR FTE (ekwiwalent pełnego etatu) Ekwiwalent pełnego etatu (FTE) to sposób liczenia załogi łącznym czasem pracy zamiast liczbą osób, w którym jeden FTE odpowiada jednemu pełnoetatowemu pracownikowi, a dwóch pracowników na pół etatu też sumuje się do jednego FTE.

Urlopy Garden leave (płatne zwolnienie ze świadczenia pracy) Garden leave to okres, zwykle w czasie wypowiedzenia, w którym pracownikowi poleca się trzymać z dala od pracy, choć wciąż jest zatrudniony i opłacany - poza firmą, ale jeszcze bez prawa dołączenia do konkurencji.

Podstawy HR HCM (zarządzanie kapitałem ludzkim) HCM (human capital management) to kategoria korporacyjnego oprogramowania HR - system HCM łączy podstawowy HR z payrollem, rekrutacją, ocenami, szkoleniami i planowaniem zatrudnienia - zbudowana dla dużych firm, nie dla małych i średnich. Podstawy HR Headcount (liczba zatrudnionych) Headcount to łączna liczba osób, które firma zatrudnia, liczona jako pojedyncze osoby - i to na niej opiera się większość narzędzi HR i cenników HR. Wynagrodzenia Historia wynagrodzeń i daty obowiązywania Historia wynagrodzeń to zapis płacy pracownika w czasie, a daty obowiązywania oznaczają, że każda zmiana jest zapisana z datą, od której działa - dzięki temu przeszłe i przyszłe wynagrodzenia pozostają dokładne. Podstawy HR HRIS (system informacji kadrowej) HRIS to centralne oprogramowanie, w którym firma przechowuje dane pracowników i zarządza nimi - akta, urlopy, wynagrodzenia i role - w jednym miejscu zamiast rozproszonych arkuszy. Podstawy HR HRMS (system zarządzania zasobami ludzkimi) HRMS (human resource management system) to określenie oprogramowania HR, które łączy podstawowe akta pracownicze z codziennymi procesami, jak akceptacje urlopów i raporty; często używane zamiennie z HRIS, a HCM stoi nad oboma jako poziom enterprise.

Compliance Kurzarbeit (skrócony czas pracy) Kurzarbeit to niemiecki program skróconego czasu pracy, w którym pracodawcy zmniejszają wymiar godzin w czasie dekoniunktury zamiast zwalniać, a państwo dopłaca część utraconej pensji - podobne programy istnieją w innych krajach UE pod innymi nazwami.

Compliance Minimalizacja danych Minimalizacja danych to zasada RODO, według której firma powinna zbierać i przechowywać wyłącznie te dane osobowe, których naprawdę potrzebuje do określonego celu, i nic ponadto.

Urlopy Naliczanie urlopu Naliczanie urlopu to sposób, w jaki płatny urlop narasta w ciągu roku - zwykle stała liczba dni lub godzin dopisywana co miesiąc, zamiast przyznania całości z góry.

Podstawy HR Offboarding Offboarding to proces usuwania odchodzącego pracownika z firmy - odbieranie dostępów, zamykanie kont, rozliczanie końcowego urlopu i zachowanie właściwych zapisów dla zgodności z przepisami. Urlopy Okres próbny Okres próbny to początkowy odcinek zatrudnienia, zwykle od jednego do sześciu miesięcy, w którym każda ze stron może zakończyć umowę z krótszym wypowiedzeniem, póki oceniane jest dopasowanie. Urlopy Okres wypowiedzenia Okres wypowiedzenia to czas, jaki pracownik lub pracodawca musi dać drugiej stronie przed zakończeniem umowy o pracę, liczony od daty rezygnacji lub zwolnienia do ostatniego dnia pracy pracownika. Podstawy HR Onboarding pracownika Onboarding pracownika to proces wprowadzania nowej osoby do firmy - nadanie dostępów, kont i informacji potrzebnych, by zaczęła produktywnie pracować. Ceny Opłata wdrożeniowa (opłata za setup) Opłata wdrożeniowa - czasem podawana jako koszt wdrożenia lub koszt setupu - to jednorazowa opłata, którą część dostawców HR nalicza na starcie umowy za konfigurację, import danych, ustawienia lub onboarding, osobno od cyklicznej subskrypcji. Podstawy HR Oprogramowanie HR Oprogramowanie HR to każda aplikacja zbudowana do zarządzania zadaniami związanymi z pracownikami - aktami, urlopami, payrollem, rekrutacją lub ocenami - od narzędzia jednozadaniowego po pełny pakiet HCM.

Wynagrodzenia Pasek płacowy (payslip) Pasek płacowy, po angielsku payslip lub pay stub, to dokument otrzymywany przez pracownika przy każdej wypłacie, pokazujący pensję brutto, wyszczególnione potrącenia i kwotę netto wraz z okresem, którego dotyczy. Wynagrodzenia Payroll (lista płac) Payroll to proces naliczania i wypłacania wynagrodzeń pracowników - od kwoty brutto do netto, potrąceń podatkowych i składek, po samą wypłatę - zwykle prowadzony w stałym cyklu miesięcznym lub tygodniowym. Wynagrodzenia Pensja brutto a netto Pensja brutto to pełne wynagrodzenie pracownika przed jakimikolwiek potrąceniami; pensja netto (na rękę) to kwota faktycznie otrzymywana po odjęciu podatku dochodowego i składek na ubezpieczenia społeczne. Podstawy HR People Operations (People Ops) People Operations (People Ops) to nowoczesna nazwa funkcji HR, stawiająca w centrum wspieranie pracowników i sprawne codzienne procesy, a nie tylko administrację i zgodność z przepisami. Ceny PEPM vs PEPP PEPM (per-employee-per-month) nalicza stałą miesięczną opłatę za każdego pracownika, a PEPP (per-employee-per-pay-period) nalicza opłatę za pracownika przy każdym uruchomieniu payrollu, więc suma zależy od tego, jak często wypłacasz pensje. Wynagrodzenia Płaca minimalna Płaca minimalna to najniższe godzinowe lub miesięczne wynagrodzenie, jakie pracodawca może legalnie płacić pracownikowi, ustalane prawem krajowym, a w niektórych krajach regionalnym, i mocno zróżnicowane w UE i poza nią. Compliance Podprocesor (subprocessor) Podprocesor to zewnętrzna usługa, z której dostawca oprogramowania korzysta, by dostarczać swój produkt - hosting, e-mail, monitorowanie błędów - a według RODO każda taka usługa przetwarzająca dane osobowe potrzebuje własnych warunków powierzenia. Podstawy HR Podręcznik pracownika (employee handbook) Podręcznik pracownika to pisemny dokument opisujący polityki, oczekiwania i benefity firmy - takie jak wymiar urlopu, godziny pracy, zasady postępowania i sposób zgłaszania skarg - w jednym miejscu, do którego nowi i obecni pracownicy mogą sięgać. Podstawy HR Podstawowy HR (core HR) Podstawowy HR (core HR) to niezbędna warstwa oprogramowania HR - akta pracownicze, urlopy i nieobecności, historia wynagrodzeń, role i uprawnienia oraz ścieżka audytu - bez dodatków takich jak rekrutacja czy payroll. Compliance Polityka ochrony danych Polityka ochrony danych to pisemny dokument firmy wyjaśniający, jak zbiera, wykorzystuje, przechowuje i chroni dane osobowe, w tym dane pracowników - jeden z praktycznych dokumentów, których RODO oczekuje od firmy. Compliance Polityka przechowywania danych Polityka przechowywania danych określa, jak długo firma trzyma każdy typ danych i kiedy je usuwa, równoważąc prawne obowiązki przechowywania dokumentacji z zakazem trzymania danych osobowych dłużej, niż to potrzebne. Compliance Polityka równych szans Polityka równych szans to pisemne zobowiązanie firmy do sprawiedliwego traktowania kandydatów i pracowników niezależnie od cech takich jak wiek, płeć, rasa, niepełnosprawność czy religia oraz do podejmowania decyzji według zasług, a nie uprzedzeń. Urlopy Polityka urlopowa Polityka urlopowa to zestaw zasad, które firma ustala dla czasu wolnego - ile urlopu wypoczynkowego i chorobowego przysługuje pracownikom, jak się nalicza, ile przechodzi na kolejny rok i kto akceptuje wnioski. Compliance Prawo do bycia zapomnianym (prawo do usunięcia danych) Prawo do bycia zapomnianym, czyli prawo do usunięcia danych, to prawo z RODO, które pozwala osobie zażądać usunięcia jej danych osobowych, gdy nie ma prawnego powodu, by je przechowywać. Urlopy PTO (płatny czas wolny) Płatny czas wolny (PTO) to urlop, który pracownik może wykorzystać, zachowując wynagrodzenie - zwykle urlop wypoczynkowy, a czasem dni chorobowe - śledzony jako saldo, z którego pracownik korzysta.

Urlopy Rejestr urlopowy (leave ledger) Rejestr urlopowy to bieżący, pozycja po pozycji, zapis każdej operacji urlopowej pracownika - każdego naliczenia, wniosku, akceptacji, przeniesienia i korekty - który wyjaśnia, jak powstało jego aktualne saldo. Compliance Rezydencja danych w UE Rezydencja danych w UE oznacza, że dane osobowe są przechowywane i przetwarzane na serwerach wewnątrz Unii Europejskiej, co upraszcza zgodność z RODO i pozwala uniknąć komplikacji z transferami transgranicznymi. Compliance RODO w HR RODO w HR oznacza przetwarzanie danych osobowych pracowników - umów, wynagrodzeń, notatek z ocen - zgodnie z unijnymi zasadami ochrony danych: podstawa prawna, minimalizacja danych, bezpieczeństwo i prawa pracowników, jak dostęp do danych i ich usunięcie. Urlopy Rodzaje urlopów Rodzaje urlopów to kategorie czasu wolnego uznawane przez firmę - takie jak urlop wypoczynkowy, chorobowy, rodzicielski i bezpłatny - każda z własnymi zasadami wymiaru i akceptacji. Urlopy Rok urlopowy Rok urlopowy to stały 12-miesięczny okres, w którym pracodawca przyznaje i resetuje urlop wypoczynkowy - często rok kalendarzowy, rocznica zatrudnienia każdego pracownika albo jedna data dla całej firmy, na przykład 1 kwietnia.

Urlopy Saldo urlopowe Saldo urlopowe to ilość płatnego urlopu, jaka została pracownikowi w danym momencie, po zsumowaniu naliczeń, urlopu zaległego i każdego wykorzystanego wniosku. Podstawy HR Samoobsługa pracownicza Samoobsługa pracownicza pozwala pracownikom samodzielnie załatwiać rutynowe sprawy HR - wnioskować o urlop, aktualizować dane osobowe, sprawdzać salda - zamiast pisać do HR w każdej z nich. Podstawy HR Schemat organizacyjny (org chart) Schemat organizacyjny (org chart) to wizualna mapa tego, kto komu raportuje w firmie, pokazująca menedżerów, zespoły i linie raportowania. Ceny Stała cena za HR Stała cena za HR to jedna opłata za firmę, zwykle według planu lub progu wielkości, więc zatrudnianie w ramach planu nie zmienia rachunku. Podstawy HR Status zatrudnienia (forma zatrudnienia) Status zatrudnienia, czyli forma zatrudnienia, to kategoria, do której należy pracownik - na przykład pełen etat, część etatu, kontraktor lub freelancer - wpływająca na jego uprawnienia, urlop i sposób zarządzania. Compliance Szyfrowanie w spoczynku Szyfrowanie w spoczynku oznacza, że wrażliwe dane są przechowywane na dysku w formie zaszyfrowanej, więc ktoś z bezpośrednim dostępem do bazy danych lub jej kopii zapasowych nie odczyta ich bez klucza deszyfrującego.

Urlopy Święta państwowe Święta państwowe to dni wolne od pracy ustanowione na poziomie kraju lub regionu; różnią się między krajami, co utrudnia prowadzenie wspólnego kalendarza nieobecności w zespołach transgranicznych.

Podstawy HR Umowa na czas określony Umowa na czas określony to umowa o pracę z ustaloną datą końca lub zdarzeniem, które ją kończy, na przykład zastępstwem za urlop rodzicielski współpracownika albo ukończeniem projektu - w odróżnieniu od bezterminowej umowy stałej. Compliance Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) Umowa powierzenia przetwarzania danych (DPA) to kontrakt określający, jak dostawca oprogramowania (podmiot przetwarzający) może przetwarzać dane osobowe w imieniu klienta (administratora), czego wymaga RODO. Urlopy Urlop bezpłatny Urlop bezpłatny to uzgodniony z pracodawcą czas wolny od pracy, w którym pracownik nie otrzymuje wynagrodzenia i zwykle nie pomniejsza salda płatnego urlopu, a stosunek pracy trwa dalej. Urlopy Urlop proporcjonalny (pro rata) Urlop proporcjonalny to część rocznego urlopu, jaką nabywa pracownik na część etatu lub dołączający w środku roku, liczona proporcjonalnie do przepracowanego czasu lub godzin. Urlopy Urlop rodzicielski Urlop rodzicielski to czas wolny udzielany pracownikom na opiekę nad dzieckiem - obejmujący, zależnie od kraju, urlop macierzyński, ojcowski, adopcyjny i dzielony urlop rodzicielski - z wymiarem i wynagrodzeniem ustalanymi głównie przez prawo krajowe. Urlopy Urlop sabatyczny (sabbatical) Urlop sabatyczny to dłuższa, uzgodniona przerwa od pracy, zwykle tygodnie lub miesiące, przyznawana po określonej liczbie lat stażu i najczęściej bezpłatna lub częściowo płatna. Urlopy Urlop z powodu śmierci bliskiej osoby (bereavement leave) Urlop z powodu śmierci bliskiej osoby, zwany też compassionate leave, to wolne przyznawane po śmierci członka najbliższej rodziny, którego długość i płatność zwykle określa prawo krajowe lub polityka firmy. Urlopy Urlop zaległy (carryover) Urlop zaległy to niewykorzystany płatny urlop, który pracownik może przenieść na kolejny rok, często ograniczony limitem dni albo datą wygaśnięcia. Urlopy Ustawowy urlop wypoczynkowy Ustawowy urlop wypoczynkowy to minimalny płatny urlop, jaki pracodawca musi zapewnić z mocy prawa; unijna dyrektywa o czasie pracy ustala to minimum na cztery tygodnie, czyli 20 dni przy pięciodniowym tygodniu, a wiele krajów daje więcej.

Urlopy Wymiar urlopu Wymiar urlopu to łączna liczba dni płatnego urlopu wypoczynkowego przysługująca pracownikowi w roku urlopowym - ustawowe minimum plus ewentualne dodatkowe dni oferowane przez pracodawcę w umowie.

Urlopy Zarządzanie nieobecnościami Zarządzanie nieobecnościami to praktyka śledzenia i obsługi całego czasu, w którym pracownicy są poza pracą - urlopów wypoczynkowych, dni chorobowych i innych nieobecności - tak, by salda, akceptacje i obsada pozostawały poprawne.