HR-Glossar: Definitionen und Begriffe von A bis Z

A

Preise Abrechnung pro Mitarbeiter (PEPM) Die Abrechnung pro Mitarbeiter und Monat (PEPM) berechnet HR-Software nach Mitarbeiterzahl, sodass die Rechnung mit jeder Einstellung steigt und Zusatzmodule häufig obendrauf berechnet werden. Abwesenheiten Abwesenheitsarten Abwesenheitsarten sind die Kategorien freier Zeit, die ein Unternehmen anerkennt - etwa Jahresurlaub, Krankheitsurlaub, Elternzeit und unbezahlter Urlaub - jede mit eigenen Regeln für Anspruch und Genehmigung. Abwesenheiten Abwesenheitsmanagement Abwesenheitsmanagement ist die Praxis, alle Zeiten zu erfassen und zu steuern, in denen Beschäftigte nicht bei der Arbeit sind - Jahresurlaub, Krankheitstage und sonstige Abwesenheit - damit Salden, Genehmigungen und Vertretungen korrekt bleiben. Abwesenheiten Anteiliger Urlaubsanspruch Anteiliger Urlaub ist der Teil des Jahresurlaubs, den eine Teilzeitkraft oder ein unterjähriger Eintritt erwirbt, berechnet im Verhältnis zur gearbeiteten Zeit oder Stundenzahl. HR-Grundlagen ATS (Bewerbermanagementsystem) Ein ATS (Bewerbermanagementsystem) ist Software zur Steuerung von Einstellungen - Stellen ausschreiben, Bewerbungen sammeln und Kandidaten durch Interviewphasen führen - und es ist getrennt von der Kern-HR, die die Menschen verwaltet, die Sie bereits beschäftigen. HR-Grundlagen ATS gegenüber HRIS Ein ATS (Bewerbermanagementsystem) steuert Einstellungen - Stellenanzeigen, Bewerbungen und Interviewphasen - während ein HRIS die Menschen verwaltet, die Sie bereits beschäftigen - Akten, Abwesenheiten und Vergütung; sie lösen unterschiedliche Probleme und sind oft getrennte Tools. Compliance Aufbewahrungsrichtlinie für Daten Eine Aufbewahrungsrichtlinie legt fest, wie lange ein Unternehmen jede Datenart behält und wann sie gelöscht wird, und wägt gesetzliche Aufbewahrungspflichten gegen die Pflicht ab, personenbezogene Daten nicht länger als nötig zu speichern. Compliance Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) Ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) ist der Vertrag, der festlegt, wie ein Softwareanbieter (der Auftragsverarbeiter) personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden (des Verantwortlichen) verarbeiten darf, wie die DSGVO es verlangt.

B

Abwesenheiten Bank Holiday (britischer Feiertag) Ein Bank Holiday ist ein gesetzlicher Feiertag, an dem Banken und die meisten Unternehmen schließen; der Begriff wird vor allem im Vereinigten Königreich und in Irland verwendet, und die Tage werden national oder regional festgelegt. HR-Grundlagen Befristeter Arbeitsvertrag Ein befristeter Arbeitsvertrag ist eine Vereinbarung mit einem festen Enddatum oder einem definierten Ereignis, das ihn beendet, etwa die Vertretung während der Elternzeit einer Kollegin oder der Abschluss eines Projekts, im Gegensatz zu einem unbefristeten Vertrag. HR-Grundlagen Beschäftigungsstatus (Vertragsart) Der Beschäftigungsstatus, auch Vertragsart, ist die Kategorie, in die eine beschäftigte Person fällt - etwa Vollzeit, Teilzeit, Auftragnehmer oder Freelancer - was ihre Ansprüche, ihre Abwesenheiten und ihre Führung beeinflusst. Vergütung Bruttogehalt gegenüber Nettogehalt Das Bruttogehalt ist das volle Entgelt einer beschäftigten Person vor allen Abzügen; das Nettogehalt (Auszahlungsbetrag) ist das, was nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialabgaben tatsächlich ankommt.

D

Compliance Datenminimierung Datenminimierung ist der Grundsatz der DSGVO, dass ein Unternehmen nur die personenbezogenen Daten erheben und behalten soll, die es für einen genannten Zweck tatsächlich braucht, und nicht mehr. Compliance Datenschutzrichtlinie Eine Datenschutzrichtlinie ist das schriftliche Dokument eines Unternehmens, das erklärt, wie es personenbezogene Daten erhebt, nutzt, speichert und schützt, einschließlich Mitarbeiterdaten, und sie gehört zu den praktischen Dokumenten, die die DSGVO von einem Unternehmen erwartet. Compliance DSGVO in der HR DSGVO in der HR bedeutet, personenbezogene Mitarbeiterdaten - Verträge, Gehälter, Leistungsnotizen - nach den EU-Datenschutzregeln zu behandeln: mit einer Rechtsgrundlage, Datenminimierung, Sicherheit und Betroffenenrechten wie Auskunft und Löschung.

E

Preise Einführungsgebühr (Einrichtungsgebühr) Eine Einführungsgebühr - manchmal als Einführungs- oder Einrichtungskosten angeboten - ist eine einmalige Gebühr, die manche HR-Anbieter zu Vertragsbeginn für Einrichtung, Datenimport, Konfiguration oder Onboarding berechnen, getrennt vom laufenden Abonnement. Abwesenheiten Elternzeit Elternzeit ist eine Freistellung für Beschäftigte zur Betreuung eines Kindes - je nach Land Mutterschutz, Vaterschaftszeit, Adoptionszeit und geteilte Elternzeit - deren Anspruch und Bezahlung überwiegend das nationale Recht festlegt. HR-Grundlagen Employer of Record (EOR) Ein Employer of Record (EOR) ist ein drittes Unternehmen, das Personal rechtlich im Auftrag eines Kunden in einem Land beschäftigt, in dem der Kunde keine eigene Gesellschaft hat, und dabei lokale Lohnabrechnung, Steuern und Compliance übernimmt. Abwesenheiten Erfassung von Krankheitstagen Die Erfassung von Krankheitstagen hält krankheitsbedingte Abwesenheit getrennt vom Jahresurlaub fest, damit Salden, Muster und etwaige Regeln zur Entgeltfortzahlung korrekt behandelt werden. Compliance EU-Datenstandort EU-Datenstandort bedeutet, dass personenbezogene Daten auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden, was die Einhaltung der DSGVO vereinfacht und Komplikationen bei der Übermittlung in Drittländer vermeidet.

F

Abwesenheiten Feiertage Feiertage sind national oder regional vorgeschriebene arbeitsfreie Tage, und sie unterscheiden sich je nach Land, was einen gemeinsamen Abwesenheitskalender für länderübergreifende Teams schwerer handhabbar macht. Abwesenheiten Freizeitausgleich (TOIL) Freizeitausgleich (TOIL) ist bezahlte freie Zeit, die ein Mitarbeiter für zusätzlich geleistete Stunden erhält, statt einer Überstundenvergütung. HR-Grundlagen FTE (Vollzeitäquivalent) Das Vollzeitäquivalent (FTE) ist eine Art, Personal nach Gesamtarbeitsstunden statt nach Köpfen zu zählen, wobei ein FTE einer Vollzeitkraft entspricht und zwei Halbtagskräfte ebenfalls ein FTE ergeben.

G

Abwesenheiten Garden Leave (bezahlte Freistellung) Garden Leave ist ein Zeitraum, üblicherweise während einer Kündigungsfrist, in dem einer beschäftigten Person gesagt wird, sie solle der Arbeit fernbleiben, während sie weiter angestellt und bezahlt wird - draußen aus dem Geschäft, aber noch nicht frei, zu einem Wettbewerber zu wechseln. Vergütung Gehaltsabrechnung (Lohnzettel) Eine Gehaltsabrechnung, auch Lohnzettel genannt, ist das Dokument, das eine beschäftigte Person bei jedem Abrechnungslauf erhält und das Bruttoentgelt, die einzeln ausgewiesenen Abzüge und das Nettoentgelt sowie den abgedeckten Zeitraum zeigt. Vergütung Gehaltsbenchmarking Gehaltsbenchmarking ist der Vergleich dessen, was ein Unternehmen für eine Rolle zahlt, mit Marktdaten zu vergleichbaren Rollen, um zu prüfen, ob die Bezahlung wettbewerbsfähig und in sich stimmig ist. Preise Gesamtbetriebskosten (TCO) Die Gesamtbetriebskosten (TCO) einer HR-Software sind die vollen Kosten über mehrere Jahre - Abonnement, Skalierung pro Mitarbeiter, Einrichtungs- oder Einführungsgebühren, kostenpflichtige Zusatzmodule und Verwaltungszeit - statt nur des Listenpreises. Abwesenheiten Gesetzlicher Jahresurlaub Gesetzlicher Jahresurlaub ist der bezahlte Mindesturlaub, den ein Arbeitgeber von Gesetzes wegen gewähren muss; nach der EU-Arbeitszeitrichtlinie sind das vier Wochen, also 20 Tage bei einer Fünftagewoche, und viele Länder setzen mehr an. Compliance Gleichbehandlungsrichtlinie Eine Gleichbehandlungsrichtlinie ist die schriftliche Selbstverpflichtung eines Unternehmens, Bewerbende und Beschäftigte unabhängig von Merkmalen wie Alter, Geschlecht, Herkunft, Behinderung oder Religion fair zu behandeln und Entscheidungen nach Eignung statt nach Vorurteil zu treffen.

H

HR-Grundlagen HCM (Humankapitalmanagement) HCM (Human Capital Management) ist eine Kategorie von HR-Software für Großunternehmen - ein HCM-System bündelt Kern-HR mit Lohnabrechnung, Recruiting, Leistungsmanagement, Lernen und Personalplanung - und ist eher für große Unternehmen gebaut als für KMU. HR-Grundlagen HR-Änderungsprotokoll Ein HR-Änderungsprotokoll ist eine manipulationssichere Aufzeichnung darüber, wer im System wann was geändert hat - Änderungen an Akten, Gehältern und Urlaubsgenehmigungen - genutzt für Nachvollziehbarkeit und Compliance. HR-Grundlagen HR-Software HR-Software ist jede Anwendung, die dafür gebaut ist, mitarbeiterbezogene Aufgaben zu verwalten - Akten, Abwesenheiten, Lohnabrechnung, Recruiting oder Leistungsmanagement - von einem Werkzeug für einen einzigen Zweck bis zu einer vollständigen HCM-Suite. HR-Grundlagen HRIS (Personalinformationssystem) Ein HRIS ist die zentrale Software, mit der ein Unternehmen Mitarbeiterdaten speichert und verwaltet - Personalakten, Abwesenheiten, Vergütung und Rollen - an einem Ort statt verstreut in Tabellen. HR-Grundlagen HRMS (Personalmanagementsystem) HRMS (Human Resource Management System) ist ein Begriff für HR-Software, die zentrale Mitarbeiterakten mit täglichen Abläufen wie Urlaubsgenehmigungen und Auswertungen verbindet, oft gleichbedeutend mit HRIS verwendet, während HCM als Unternehmensstufe über beiden steht.

K

HR-Grundlagen Kern-HR Kern-HR ist die wesentliche Schicht einer HR-Software - Personalakten, Urlaub und Abwesenheiten, Vergütungshistorie, Rollen und Rechte sowie ein Änderungsprotokoll - ohne Zusätze wie Recruiting oder Lohnabrechnung. Abwesenheiten Kündigungsfrist Eine Kündigungsfrist ist die Zeit, die eine beschäftigte Person oder ein Arbeitgeber vor Beendigung eines Arbeitsvertrags einhalten muss, gerechnet vom Datum der Kündigung bis zum letzten Arbeitstag. Compliance Kurzarbeit (verkürzte Arbeitszeit) Kurzarbeit ist ein deutsches Instrument der verkürzten Arbeitszeit, bei dem Arbeitgeber in einem Abschwung die Stunden ihrer Beschäftigten reduzieren, statt sie zu entlassen, und der Staat einen Teil des Verdienstausfalls ausgleicht - ähnliche Instrumente gibt es in anderen EU-Ländern unter anderen Namen.

L

Vergütung Lohnabrechnung Die Lohnabrechnung ist der Prozess, Arbeitsentgelte zu berechnen und auszuzahlen - vom Brutto zum Netto, Abzüge für Steuern und Sozialabgaben sowie die Auszahlung - üblicherweise in einem festen monatlichen oder wöchentlichen Zyklus.

M

Vergütung Mindestlohn Der Mindestlohn ist die niedrigste Stunden- oder Monatsvergütung, die ein Arbeitgeber einer beschäftigten Person rechtlich zahlen darf, festgelegt durch nationales oder in manchen Ländern regionales Recht, und er schwankt in der EU und darüber hinaus stark. HR-Grundlagen Mitarbeiter-Onboarding Mitarbeiter-Onboarding ist der Prozess, eine neue Person ins Unternehmen zu holen - ihr Zugänge, Konten und die Informationen zu geben, die sie braucht, um produktiv zu starten. HR-Grundlagen Mitarbeiter-Self-Service Mitarbeiter-Self-Service lässt Beschäftigte routinemäßige HR-Aufgaben selbst erledigen - Urlaub beantragen, persönliche Daten aktualisieren, Salden einsehen - statt für jede einzelne eine E-Mail an die Personalabteilung zu schreiben. HR-Grundlagen Mitarbeiterhandbuch Ein Mitarbeiterhandbuch ist ein schriftliches Dokument, das die Regeln, Erwartungen und Leistungen eines Unternehmens festhält - etwa Urlaubsanspruch, Arbeitszeiten, Verhaltenskodex und den Weg für Beschwerden - an einem Ort, auf den neue wie bestehende Beschäftigte zurückgreifen können. HR-Grundlagen Mitarbeiterzahl Die Mitarbeiterzahl ist die Gesamtzahl der Menschen, die ein Unternehmen beschäftigt, gezählt als Köpfe, und sie ist die Größe, auf der die meisten HR-Tools und HR-Preise beruhen.

O

HR-Grundlagen Offboarding Offboarding ist der Prozess, eine ausscheidende Person aus dem Unternehmen zu lösen - Zugänge entziehen, Konten schließen, offene Abwesenheiten abrechnen und die richtigen Unterlagen für die Compliance aufbewahren. HR-Grundlagen Organigramm (Organisationsdiagramm) Ein Organigramm (Organisationsdiagramm) ist eine visuelle Landkarte davon, wer in einem Unternehmen an wen berichtet, und zeigt Führungskräfte, Teams und Berichtslinien.

P

Preise Pauschale HR-Preise Pauschale HR-Preise berechnen einen Preis je Unternehmen, meist nach Tarif oder Größenstufe, sodass Einstellungen innerhalb des Tarifs die Rechnung nicht verändern. HR-Grundlagen People Operations (moderne Personalarbeit) People Operations (People Ops) ist ein moderner Begriff für die HR-Funktion, der sie darum herum denkt, Beschäftigte zu befähigen und den Alltag reibungslos laufen zu lassen, statt nur um Verwaltung und Compliance. Preise PEPM gegenüber PEPP PEPM (pro Mitarbeiter und Monat) berechnet eine feste Monatsgebühr für jeden Mitarbeiter, während PEPP (pro Mitarbeiter und Abrechnungslauf) je Mitarbeiter bei jedem Lohnlauf berechnet, sodass die Summe davon abhängt, wie oft Sie Ihr Personal bezahlen. Abwesenheiten Probezeit Eine Probezeit ist ein anfänglicher Abschnitt des Arbeitsverhältnisses, üblicherweise ein bis sechs Monate, in dem beide Seiten den Vertrag mit kürzerer Frist beenden können, während die Passung geprüft wird. Abwesenheiten PTO (bezahlte Abwesenheit) Bezahlte Abwesenheit (PTO) ist freie Zeit, die eine beschäftigte Person nehmen kann, während sie weiter bezahlt wird - üblicherweise Jahres- oder Erholungsurlaub und manchmal Krankheitstage - geführt als Saldo, von dem abgebucht wird.

R

Compliance Recht auf Vergessenwerden (Recht auf Löschung) Das Recht auf Vergessenwerden, auch Recht auf Löschung, ist ein Recht aus der DSGVO, mit dem eine Person die Löschung ihrer personenbezogenen Daten verlangen kann, wenn es keinen rechtmäßigen Grund gibt, sie zu behalten.

S

Abwesenheiten Sabbatical (Auszeit) Ein Sabbatical ist eine längere, vereinbarte Auszeit von der Arbeit, üblicherweise Wochen oder Monate, gewährt nach einer festgelegten Zahl an Dienstjahren und meist unbezahlt oder teilweise bezahlt.

T

Abwesenheiten Trauerurlaub (Sonderurlaub im Trauerfall) Trauerurlaub, auch Sonderurlaub im Trauerfall genannt, ist eine Freistellung nach dem Tod eines nahen Familienangehörigen, deren Dauer und Bezahlung üblicherweise das nationale Recht oder die Unternehmensregelung festlegt.

U

Abwesenheiten Unbezahlter Urlaub Unbezahlter Urlaub ist eine mit dem Arbeitgeber vereinbarte Freistellung, während der die beschäftigte Person nicht bezahlt wird und üblicherweise ihren bezahlten Urlaubssaldo nicht antastet, während das Arbeitsverhältnis fortbesteht. Compliance Unterauftragsverarbeiter Ein Unterauftragsverarbeiter ist ein Dienst eines Dritten, den ein Softwareanbieter zur Bereitstellung seines Produkts nutzt - Hosting, E-Mail, Fehlerüberwachung - und nach der DSGVO braucht jeder von ihnen, der personenbezogene Daten verarbeitet, eigene Auftragsverarbeitungsbedingungen. Abwesenheiten Urlaubsanspruch Der Urlaubsanspruch ist die Gesamtmenge an bezahltem Jahresurlaub, die einer beschäftigten Person in einem Urlaubsjahr zusteht - das gesetzliche Minimum plus alle zusätzlichen Tage, die der Arbeitgeber vertraglich gewährt. Abwesenheiten Urlaubsaufbau Urlaubsaufbau ist die Art, wie bezahlte Abwesenheit im Lauf des Jahres anwächst, üblicherweise eine feste Zahl an Tagen oder Stunden pro Monat statt einer Gutschrift auf einmal. Abwesenheiten Urlaubshistorie Eine Urlaubshistorie ist die laufende, zeilenweise Aufzeichnung jeder Abwesenheitsbuchung einer Person - jeder Aufbau, Antrag, jede Genehmigung, jeder Übertrag und jede Korrektur - die erklärt, wie der aktuelle Saldo zustande kam. Abwesenheiten Urlaubsjahr Ein Urlaubsjahr ist der feste 12-Monats-Zeitraum, den ein Arbeitgeber nutzt, um Jahresurlaub zu gewähren und zurückzusetzen - oft das Kalenderjahr, der Jahrestag des Eintritts jeder Person oder ein unternehmensweites Datum wie der 1. April. Abwesenheiten Urlaubsregelung Eine Urlaubsregelung ist das Regelwerk, das ein Unternehmen für Abwesenheiten festlegt - wie viel Jahres- und Krankheitsurlaub Beschäftigte bekommen, wie er aufgebaut wird, wie viel übertragen wird und wer Anträge genehmigt. Abwesenheiten Urlaubssaldo Ein Urlaubssaldo ist die bezahlte Abwesenheit, die einem Mitarbeiter zu einem bestimmten Zeitpunkt noch bleibt, nachdem Aufbau, Übertrag und jeder genommene Antrag verrechnet sind. Abwesenheiten Urlaubsübertrag Der Urlaubsübertrag ist der nicht genommene bezahlte Urlaub, den ein Mitarbeiter ins nächste Jahr mitnehmen darf, oft begrenzt auf eine feste Zahl an Tagen oder mit einem Verfallsdatum.

V

Vergütung Vergütungshistorie und Gültigkeitsdaten Die Vergütungshistorie - manchmal Gehaltshistorie genannt - ist die Aufzeichnung der Bezahlung eines Mitarbeiters im Zeitverlauf, und Gültigkeitsdatierung bedeutet, dass jede Änderung mit dem Datum ihres Inkrafttretens gespeichert wird, damit vergangene und künftige Gehälter korrekt bleiben. Compliance Verschlüsselung im Ruhezustand Verschlüsselung im Ruhezustand bedeutet, dass sensible Daten verschlüsselt auf der Festplatte gespeichert werden, sodass jemand mit direktem Zugriff auf die Datenbank oder deren Sicherungen sie ohne den Entschlüsselungsschlüssel nicht lesen kann.