HREvio vs Calamari: ein ehrlicher Vergleich 2026 für KMU

Wir entwickeln HREvio, lesen Sie diese Seite also im Wissen, wer sie geschrieben hat. Calamari veröffentlicht seine Preise und ist in der Urlaubsverwaltung wirklich gut - dieser Vergleich rechnet beides voll an und sagt Ihnen, wo Calamari die bessere Wahl ist.

Die Kurzfassung: Calamari ist modular - Sie wählen Urlaubsverwaltung, Zeiterfassung oder Core HR und zahlen für jedes Modul pro Mitarbeiter. HREvio bündelt Personalakten, Abwesenheiten und Vergütung zu einem Pauschalpreis je Unternehmen. Welches Modell gewinnt, hängt von Ihrer Größe ab und davon, wie viel des Funktionsumfangs Sie brauchen.

Der Preisunterschied

Die Preise von Calamari sind öffentlich, pro Mitarbeiter und je Modul. Bei monatlicher Abrechnung: Time Off (Urlaubsverwaltung) 2,50 $ pro Mitarbeiter, Time & Attendance 3 $, Core HR 2,50 $; bei jährlicher Abrechnung sinken diese Werte auf 2 $ / 2,50 $ / 2 $. Es gilt eine Mindestgebühr, die einem Abonnement über 10 Plätze entspricht (laut Calamari-FAQ und Aggregatoren), ein Team mit 5 Personen zahlt also für 10 Plätze. Die 14-tägige Testphase kommt ohne Karte aus.

Die Preise von HREvio sind pauschal und stehen auf der Preisseite. 29 EUR im Monat für bis zu 25 Mitarbeiter, 49 EUR für bis zu 100, 99 EUR für bis zu 250 - und darin sind Personalakten, Urlaubsverwaltung und Vergütungshistorie in einem Produkt enthalten, nicht als getrennte Module. Auch die 30-tägige Testphase kommt ohne Karte aus.

Calamari-Angaben von der öffentlichen Preisseite (USD, monatliche Abrechnung; bei jährlicher Abrechnung 2 $/2,50 $/2 $ je Modul; Mindestgebühr entspricht einem Abonnement über 10 Plätze laut Calamari-FAQ und Aggregatoren), Stand Juli 2026. HREvio-Preise verstehen sich zzgl. Umsatzsteuer; jährliche Abrechnung spart rund 17 %.

Die ehrliche Lesart: Für reine Urlaubsverwaltung in einem Team mit 10 Personen kosten Calamari und HREvio ungefähr gleich viel. Der Abstand öffnet sich in zwei Richtungen - beim Umfang, weil das Paket von HREvio zwei Calamari-Module erfordert, und bei der Mitarbeiterzahl, weil eine Abrechnung pro Mitarbeiter mit jeder Einstellung wächst, während 49 EUR bei 100 Mitarbeitern auf 0,49 EUR pro Person hinauslaufen.

Was Calamari hat und HREvio nicht

Diese Liste ist echt, also steht sie hier ohne Beschönigung.

• Time & Attendance: Ein- und Ausstempeln sowie Arbeitszeiterfassung als eigenes Modul (unsere steht auf der Roadmap, ausgeliefert ist sie nicht)
• Mobile Apps für iOS und Android
• Ein breites Integrationsangebot: Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Jira, Asana, Basecamp sowie eine API
• Oberfläche in 13 Sprachen
• Ein Modul für Leistungsmanagement, angekündigt als demnächst verfügbar

Wenn Ihr Team in Slack oder Teams lebt, per Telefon einstempeln will und vor allem Abwesenheiten plus Zeiterfassung braucht, ist Calamari eine starke Wahl von einem soliden EU-Unternehmen. Diese Seite ist noch da, wenn die Zeile mit der Abrechnung pro Mitarbeiter bei der Verlängerung zu jucken beginnt.

Was HREvio macht, und gut macht

Kern-HR, die ein Unternehmen mit 5-100 Personen tatsächlich jede Woche nutzt:

• Mitarbeiterverzeichnis mit Profilen, Führungsstruktur und einem Protokoll jeder einzelnen Änderung
• Urlaub und Krankmeldungen: Anträge, Genehmigungen, Salden, Anspruchsaufbau, Übertrag und eine lückenlose Historie je Mitarbeiter
• Ein Abwesenheitskalender fürs Team plus Feiertage für 48 Länder, automatisch importiert
• Vergütungshistorie mit Gültigkeitsdaten; Gehaltsbeträge verschlüsselt gespeichert
• Rollen und Rechte (25 granulare Berechtigungen), Änderungsprotokoll im ganzen System
• Abrechnung per Karte im Self-Service, Upgrade oder Kündigung in der App, zu keinem Zeitpunkt ein Vertriebsgespräch
• Oberfläche auf Englisch, Ukrainisch, Polnisch und Deutsch

Die DSGVO ist hier kein Häkchen. Gehostet wird bei Hetzner in der EU, der AVV gehört zur Registrierung statt zu einem separaten Vertriebsdokument, Gehaltsdaten sind verschlüsselt, und das Änderungsprotokoll maskiert verschlüsselte Felder automatisch. Wir verarbeiten Daten von EU-Mitarbeitern, also haben wir das Produkt so gebaut, wie wir unsere eigenen Daten behandelt sehen wollen.

Wer wozu greifen sollte

Nehmen Sie Calamari, wenn Zeiterfassung und Einstempeln genauso wichtig sind wie Abwesenheiten, wenn Sie mobile Apps und Abläufe mit Slack oder Teams zuerst wollen und wenn eine modulare Abrechnung pro Mitarbeiter zu Ihrer Art des Software-Einkaufs passt.

Nehmen Sie HREvio, wenn Sie Personalakten, Abwesenheiten und Vergütung in einem Produkt zu einem pauschalen, planbaren Preis wollen - besonders jenseits von 25 Mitarbeitern, wo sich das Pauschalmodell absetzt und Einstellungen die HR-Rechnung nicht mehr bewegen.

Wechsel von Calamari

Starten Sie eine Testphase, bringen Sie Ihre Mitarbeiterliste mit und setzen Sie die Anfangssalden für Abwesenheiten über den eingebauten Onboarding-Ablauf, damit unterjährige Salden korrekt übernommen werden.

Die Testphase dauert 30 Tage, mit dem vollen Funktionsumfang von Standard und ohne Kreditkarte. Danach werden Ihre Daten schreibgeschützt, und wir erinnern Sie, bevor sich irgendein Status ändert. Nichts wird ohne Vorwarnung und ohne Zeit zum Handeln gelöscht.

Häufige Fragen